Aujourd’hui, le courrier électronique est le principal moyen de communication, que ce soit avec des personnes dans notre vie quotidienne ou au travail. Par conséquent, le courrier électronique est utilisé aussi bien à titre privé que professionnel.
La communication électronique
Bien que la communication écrite par le biais d’un message ne soit pas toujours exempte d’erreurs, elle peut avoir un impact direct sur vos relations personnelles ou professionnelles.
L’envoi d’un courriel fonctionne à peu près de la même manière que l’envoi d’une lettre par la poste : il est envoyé à un destinataire spécifique. Sur le lieu de travail, par exemple, nous voulons arriver rapidement et gagner du temps, nous avons donc appris certains réflexes pour gagner du temps.
L’autocomplétion, par exemple, est l’un de ces réflexes. Julien a écrit un email professionnel, et il a l’intention de l’envoyer à son collègue, Eric, le plus rapidement possible. Pour envoyer cet email, Julien doit se souvenir de l’email d’Eric afin de pouvoir saisir son adresse email dans le champ destinataire. Seulement voilà, comme Julien, nous avons une longue liste de personnes, et parfois même des personnes ayant le même nom ou le même début d’email. L’autocomplétion fait en sorte que, lorsque Julien lit l’email de son destinataire, le messager élimine les adresses non pertinentes pour finalement choisir celle d’Eric.
Lorsque plusieurs personnes portent le même nom ou ont des adresses électroniques similaires, cela peut conduire à l’envoi de messages à la mauvaise personne. Lors de l’envoi d’un courriel professionnel, il est possible que des informations confidentielles soient accidentellement partagées avec la mauvaise personne. Ces deux éléments doivent être vérifiés ensemble à tout moment afin d’éviter cela.
- Le nom du destinataire
- L’adresse e-mail du destinataire.
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Différence entre la copie CC et la copie CCI qui est invisible
Selon le SANS Institute, le champ Cc signifie « Carbon Copy ». Lorsque l’on envoie un message, on peut inclure l’adresse électronique du destinataire dans le champ Cc lors de la rédaction du message. Une personne est ainsi avertie de l’existence d’un tel message, même s’il ne lui est pas destiné. En général, le champ Cc est utilisé pour tenir un responsable ou un chef de projet informé d’un message destiné à des collègues ou à l’ensemble de l’équipe.
Copie Carbone Invisible (Cci) est une référence à la colonne Cci, qui fait référence à la copie invisible.
La fonction du champ Cci est identique à celle du champ Cci, mais la grande différence est que les destinataires saisis dans les champs A : et Cc : n’auront pas connaissance des destinataires saisis dans le champ Cci, d’où le nom de « Copie Carbone invisible » ou « Blind Carbon Copy » en anglais.
Lorsqu’elles reçoivent un courriel adressé à plusieurs destinataires, certaines personnes commencent à se demander si l’expéditeur n’est pas malhonnête. Est-il préférable de répondre à l’expéditeur initial ou à toutes les personnes figurant dans le champ « Cc » de l’e-mail du destinataire ? Fred Kerby, du SANS Institute, recommande de répondre uniquement à l’expéditeur de l’e-mail et non aux autres parties concernées, ce qui est encore plus logique lorsqu’il s’agit d’e-mails critiques ou personnels. Pour éviter les erreurs et autres malentendus, il est important de savoir comment utiliser Cc et Cci.